Heute geht kaum noch etwas ohne das Internet. Viele Menschen arbeiten von zu Hause aus. Längst nicht mehr alle Geschäftstelefone befinden sich vor Ort in der Firma. So werden Internetlösungen bei der Telefonie immer beliebter, komplizierte Telefonsysteme für das Unternehmen werden nach und nach durch moderne Cloud-Telefonanlagen abgelöst. Alle Mitarbeiter sind von überall aus erreichbar. Via Smartphone können dank der Cloud jederzeit Anrufe für die Firma erledigt werden. Wie auch Sie von einem Cloud-basierten Telefonsystem profitieren können, erläutern wir Ihnen im Folgenden.
Was ist Cloud-Telefonie?
Mit der Cloud-Telefonie wandern die Anrufe für Ihr Unternehmen auf einen Server, der in einem virtuellen Ort, nämlich in der Cloud, beheimatet ist. Telefonate sind so nicht mehr an den physischen Ort Ihrer Firma gebunden.
Wie funktioniert das?
Die Telefonie wird einfach in die Cloud verlagert, das bedeutet, die Anrufe werden von Servern im Rechenzentrum des jeweiligen Anbieters weitergeleitet. So sparen Sie sich physische Telefonanlagen in Ihrem Firmengebäude und damit auch die Kosten für den Kauf, für eventuelle Reparaturen, Wartung und Installation. Der Zugang zu den Servern des Rechenzentrums erhalten Sie über das Internet, wie alles in der Cloud. Anrufe werden über die gewohnte Telefonnummer weitergeleitet. Aber die Nummer ist nun virtuell und nicht mehr an ein Festnetz- oder Mobiltelefon gebunden. Wenn ein Anruf eingeht, leitet das Cloudsystem den Anruf nach zuvor festgelegten Regeln an Sie weiter. So kann der Anruf beispielsweise an mehrere Geräte zugleich gesendet werden. Weder die Anrufer noch die Empfänger der Anrufe bemerken einen Unterschied. Es wird für Sie jedoch einfacher, den Telefondienst zu verwalten oder Gespräche aufzuzeichnen.
Was ist vor dem Umstieg auf die Cloud-Telefonie zu beachten?
Damit alles reibungslos gelingt, ist ein wenig Vorbereitung sinnvoll. Der aktuelle Zustand der Telefonanlage sollte zunächst dokumentiert werden. So sollten Sie etwa unbedingt festhalten, wie die Fax-Durchwahl lautet und welche Durchwahl wie lange im Ringruf läutet. Können Sie sich zur Urlaubszeit aus diesem ausbuchen? Wo können Sie einstellen, wenn Sie nicht erreichbar sind? Wie ist die Konfiguration der Geräte, die eventuell über die Telefonanlage gesteuert wird? Wann hat der IT-Mitarbeiter dafür Zeit? Recherchieren und dokumentieren Sie alle diese Fakten für den reibungslosen Wechsel! So geht alles schnell und funktioniert wie gewohnt. Fragen Sie dazu auch möglichst viele Kollegen und Mitarbeiter. Sie könnten wertvolle Ideen einbringen und fühlen sich nicht vor vollendete Tatsachen gestellt.
In einem zweiten Schritt sollten Sie sich Unterstützung durch Fachleute holen. Zwar lässt sich in einem modernen VoIP-Umfeld meist alles leicht administrieren, aber nicht immer klappt das von Anfang an. Um die neue Cloud-Durchwahl zum Beispiel gegen Stromausfälle zu sichern, sollten Sie einen Spezialisten hinzuziehen. Sobald ein Experte die Konfiguration übernommen hat, ist alles recht einfach. Bei VoIP-Telefonanlagen laufen die Sprachnachrichten in demselben Computernetzwerk, über das auch Mails gesendet oder Daten aus dem Internet geladen werden. Im Gegensatz zu klassischen Telefonanlagen sind also Telefonie und Computer-Infrastruktur nicht mehr getrennt. Daher überlegen Sie bitte im Vorfeld, ob ein Umstieg auf volle VoIP-Arbeitsplätze mit Headset erforderlich ist. Telefonieren mit Headset belastet die Leistung der Arbeitsrechner, das Netzwerk und den Internetzugang. Wenn viel telefoniert wird, ist es daher empfehlenswert, SIP-fähige Tischtelefone bereitzustellen. Diese sind auf HD-Voice zugeschnitten und leisten die „Arbeit“, die der Computer sonst mit der Telefonie hätte. Das erhöht die Nutzerfreundlichkeit bei überschaubaren Kosten.
Als nächsten Punkt sollten Sie allen Mitarbeitern Zeit für die Umstellung lassen und ihnen gründliche Einarbeitungen anbieten. Die Mitarbeiter sollten ein wenig testen und herumprobieren dürfen, um mit dem neuen System vertraut zu werden. Wir beraten Sie gerne zu der passenden technischen Ausrüstung. Bereiten Sie die Systeme gut vor, um die Qualität der Telefonate zu sichern. Rauschen und Unterbrechungen sind nicht gerne gesehen. Nutzen Sie daher einen Anschluss Ihres Providers, der die Telefonie vom Surfen im Internet trennt. Nutzen Sie zudem die Einstellung „Quality of Service“ sowie hochwertige Endgeräte. Der Umstieg auf die Cloud-Telefonie bietet einen guten Anlass, sich allgemein mit der gewohnten Telefonanlage des Unternehmens auseinanderzusetzen. Sie könnten beispielsweise Ansagen neu aufsprechen, die eine oder andere Funktion hinzufügen und die Struktur optimieren, damit Kunden persönlicher und effizienter bedient werden können.
Vorteile der Cloud-Telefonie
Einige Vorteile wurden bereits angesprochen. Diese wollen wir im Folgenden etwas genauer beleuchten und die Gründe erhellen, warum viele Unternehmen auf die Cloud-Telefonie umsatteln.
Mobil und zeitlich flexibel sein
Ein Telefon, das nicht zu einem physischen Ort gehört, ist sehr praktisch. Viele Mitarbeiter sind im privaten Gebrauch mit Handys vertraut. Am Arbeitsplatz haben viele aber noch immer eine eigene Telefonnummer, die an ein Gerät auf einem Schreibtisch gebunden ist. Doch das ist längst nicht mehr zeitgemäß. Denn Mitarbeiter arbeiten immer häufiger von zu Hause oder von anderen Orten aus. Zwar können Telefonnummern an andere Standorte umgeleitet werden, doch das bedeutet Verwaltungsaufgaben, die Zeit kosten. Im Rahmen der COVID-19-Pandemie sind viele Arbeitsplätze verlagert worden. Hierbei wurde deutlich, wie wichtig die mobile Telefonie ist, um Mitarbeiter reibungslos von überall aus miteinander zu verbinden. Cloud-Telefonie ist hierfür die ideale Lösung, da sie nicht von einer Telefonleitung abhängt. Mit dem Cloudsystem können Mitarbeiter zu Hause, am Schreibtisch oder von jedem beliebigen anderen Ort aus erreicht werden. Unterwegs können sie das private Handy für Firmengespräche unter der beruflichen Telefonnummer nutzen. Das ist nicht nur kostengünstig, sondern auch sehr angenehm für Kunden.
Die Cloud-Telefonie bietet auch mehr Funktionen als eine lokale Telefonanlage. Und es können jederzeit neue Aufgaben eingebunden werden. Mit speziellen Tools können Gespräche überwacht und erfasst werden. Anrufberichte ermöglichen einen Überblick, wie oft mit Kunden gesprochen wird und wie lange die Gespräche dauern. Das bietet Qualitätskontrolle und Aufzeichnung wichtiger Besprechungen. Durch weitere Funktionen können Anrufe leicht verwaltet werden, SMS-Nachrichten automatisiert werden, Anrufe geplant und Umfragen durchgeführt werden. Mit Cloud-Telefonie wird dies alles auch für kleine Unternehmen erschwinglich. Die Bürokommunikation wird einfacher und effizienter durch Freigabe von Dokumenten, Kontakten und Posteingängen, Videokonferenzen, Kurznachrichten und Anrufen auf einer einzigen Plattform, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können.
Flexibilität und Sicherheit
Wenn sich das Unternehmen verändert, sind immer auch Anpassungen in der Technik nötig. Die Bereitstellung des Equipments kostet Zeit, unnötige Kapazitäten sind teuer. Es müssen Telefonanschlüsse installiert oder abgebaut werden. Bei der Cloud-Telefonie ist das viel einfacher. Per Knopfdruck können die Ressourcen nach unten oder oben skaliert werden. Des Weiteren erhöhen sie die Ausfallsicherheit. Viele Firmen wissen aus Erfahrung, was es heißt, sich einem unerwarteten Stromausfall gegenüberzusehen oder Bauarbeiten, bei denen, an der falschen Stelle gegraben, schnell das Telefonsystem lahmgelegt werden kann. Mit dem Cloudsystem sind Back-ups möglich. Wenn das Netzwerk automatisch erkennt, dass Telefone nicht erreichbar sind, leitet das System sie automatisch um, noch bevor Benutzer merken, dass Telefone ausgefallen oder mit zu vielen Anrufen beschäftigt sind.
Kostenersparnis
Geringere Kosten sind häufiger Auslöser für den Umstieg auf Cloud-Telefonie. Die meisten Firmen sparen durch die Cloud eine Menge Geld, das sonst in den Betrieb der Telefonanlage geflossen wäre. Dank der Cloud müssen keine lokalen Geräte mehr gekauft werden. Der Anbieter stellt die Infrastruktur und wird in der Regel stets für aktuelle Technik sorgen. Hardware, die es nicht gibt, muss auch nicht gewartet werden. Der Cloud-Anbieter sorgt für Wartung und Instandhaltung der Anlagen selbst. Die firmeneigenen IT-Mitarbeiter können sich so den wichtigen Aufgaben der Firma widmen und müssen sich nicht mehr mit der Telefonie beschäftigen. Dadurch können Personalkosten gesenkt werden. Ein Cloud-Dienst ist leicht von jedem Ort aus zu verwalten und erfordert keine besonderen technischen Kenntnisse. Das macht auch weniger Schulungen für die Mitarbeiter nötig. Weitere Kostenersparnisse ergeben sich aus der Konsolidierung aller Telefonieausgaben bei einem Service-Anbieter. Unternehmen sparen zudem bei Gesprächen zwischen Firmenniederlassungen in den verschiedenen Regionen, denn diese sind kostenlos.
Datensicherheit
Wichtig ist nicht zuletzt auch das Thema Sicherheit. Auch die Cloud-Telefonie kann zur Zielscheibe von Hackern werden. Doch mit der Wahl des richtigen Anbieters halten Sie dieses Risiko sehr gering. Müssten Sie als Unternehmen selbst für die Sicherheit sorgen, würde dies eine allgemeine Sicherheitskraft erledigen. Bei einem guten Anbieter sorgt ein Mitarbeiter dafür, der sich auf die Cloud-Telefonie spezialisiert hat.
Möchten Sie mehr über die Cloud-Telefonie wissen? Nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gerne zu Ihrem Einstieg in die Cloud-Telefonie.
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