Cloud Telefonanlage: modern, komfortabel und sicher

Cloud Telefonanlage: So gelingt der Umstieg!

Wie funktioniert Cloudtelefonie?

Die Telefonie wird einfach in die Cloud verlagert, das bedeutet, die Anrufe werden von Servern im Rechenzentrum des jeweiligen Anbieters weitergeleitet. So sparen Sie sich physische Telefonanlagen in Ihrem Firmengebäude und damit auch die Kosten für den Kauf, für eventuelle Reparaturen, Wartung und Installation. Der Zugang zu den Servern des Rechenzentrums erhalten Sie über das Internet, wie alles in der Cloud. Anrufe werden über die gewohnte Telefonnummer weitergeleitet. Aber die Nummer ist nun virtuell und nicht mehr an ein Festnetz- oder Mobiltelefon gebunden. Wenn ein Anruf eingeht, leitet das Cloudsystem den Anruf nach zuvor festgelegten Regeln an Sie weiter. So kann der Anruf beispielsweise an mehrere Geräte zugleich gesendet werden. Weder die Anrufer noch die Empfänger der Anrufe bemerken einen Unterschied. Es wird für Sie jedoch einfacher, den Telefondienst zu verwalten oder Gespräche aufzuzeichnen.

Was ist vor dem Umstieg auf die Cloud-Telefonie zu beachten?

Damit alles reibungslos gelingt, ist ein wenig Vorbereitung sinnvoll. Der aktuelle Zustand der Telefonanlage sollte zunächst dokumentiert werden. So sollten Sie etwa unbedingt festhalten, wie die Fax-Durchwahl lautet und welche Durchwahl wie lange im Ringruf läutet. Können Sie sich zur Urlaubszeit aus diesem ausbuchen? Wo können Sie einstellen, wenn Sie nicht erreichbar sind? Wie ist die Konfiguration der Geräte, die eventuell über die Telefonanlage gesteuert wird? Wann hat der IT-Mitarbeiter dafür Zeit? Recherchieren und dokumentieren Sie alle diese Fakten für den reibungslosen Wechsel! So geht alles schnell und funktioniert wie gewohnt. Fragen Sie dazu auch möglichst viele Kollegen und Mitarbeiter. Sie könnten wertvolle Ideen einbringen und fühlen sich nicht vor vollendete Tatsachen gestellt.

In einem zweiten Schritt sollten Sie sich Unterstützung durch Fachleute holen. Zwar lässt sich in einem modernen VoIP-Umfeld meist alles leicht administrieren, aber nicht immer klappt das von Anfang an. Um die neue Cloud-Durchwahl zum Beispiel gegen Stromausfälle zu sichern, sollten Sie einen Spezialisten hinzuziehen. Sobald ein Experte die Konfiguration übernommen hat, ist alles recht einfach. Bei VoIP-Telefonanlagen laufen die Sprachnachrichten in demselben Computernetzwerk, über das auch Mails gesendet oder Daten aus dem Internet geladen werden. Im Gegensatz zu klassischen Telefonanlagen sind also Telefonie und Computer-Infrastruktur nicht mehr getrennt. Daher überlegen Sie bitte im Vorfeld, ob ein Umstieg auf volle VoIP-Arbeitsplätze mit Headset erforderlich ist. Telefonieren mit Headset belastet die Leistung der Arbeitsrechner, das Netzwerk und den Internetzugang. Wenn viel telefoniert wird, ist es daher empfehlenswert, SIP-fähige Tischtelefone bereitzustellen. Diese sind auf HD-Voice zugeschnitten und leisten die „Arbeit“, die der Computer sonst mit der Telefonie hätte. Das erhöht die Nutzerfreundlichkeit bei überschaubaren Kosten.

Als nächsten Punkt sollten Sie allen Mitarbeitern Zeit für die Umstellung lassen und ihnen gründliche Einarbeitungen anbieten. Die Mitarbeiter sollten ein wenig testen und herumprobieren dürfen, um mit dem neuen System vertraut zu werden. Wir beraten Sie gerne zu der passenden technischen Ausrüstung. Bereiten Sie die Systeme gut vor, um die Qualität der Telefonate zu sichern. Rauschen und Unterbrechungen sind nicht gerne gesehen. Nutzen Sie daher einen Anschluss Ihres Providers, der die Telefonie vom Surfen im Internet trennt. Nutzen Sie zudem die Einstellung „Quality of Service“ sowie hochwertige Endgeräte. Der Umstieg auf die Cloud-Telefonie bietet einen guten Anlass, sich allgemein mit der gewohnten Telefonanlage des Unternehmens auseinanderzusetzen. Sie könnten beispielsweise Ansagen neu aufsprechen, die eine oder andere Funktion hinzufügen und die Struktur optimieren, damit Kunden persönlicher und effizienter bedient werden können.

Vorteile des Cloud-Telefonie Umstiegs

Einige Vorteile wurden bereits angesprochen. Diese wollen wir im Folgenden etwas genauer beleuchten und die Gründe erhellen, warum viele Unternehmen auf die Cloud-Telefonie umsatteln.

Mobil und zeitlich flexibel sein
Ein Telefon, das nicht zu einem physischen Ort gehört, ist sehr praktisch. Viele Mitarbeiter sind im privaten Gebrauch mit Handys vertraut. Am Arbeitsplatz haben viele aber noch immer eine eigene Telefonnummer, die an ein Gerät auf einem Schreibtisch gebunden ist. Doch das ist längst nicht mehr zeitgemäß. Denn Mitarbeiter arbeiten immer häufiger von zu Hause oder von anderen Orten aus. Zwar können Telefonnummern an andere Standorte umgeleitet werden, doch das bedeutet Verwaltungsaufgaben, die Zeit kosten. Im Rahmen der COVID-19-Pandemie sind viele Arbeitsplätze verlagert worden. Hierbei wurde deutlich, wie wichtig die mobile Telefonie ist, um Mitarbeiter reibungslos von überall aus miteinander zu verbinden. Cloud-Telefonie ist hierfür die ideale Lösung, da sie nicht von einer Telefonleitung abhängt. Mit dem Cloudsystem können Mitarbeiter zu Hause, am Schreibtisch oder von jedem beliebigen anderen Ort aus erreicht werden. Unterwegs können sie das private Handy für Firmengespräche unter der beruflichen Telefonnummer nutzen. Das ist nicht nur kostengünstig, sondern auch sehr angenehm für Kunden.

Die Cloud-Telefonie bietet auch mehr Funktionen als eine lokale Telefonanlage. Und es können jederzeit neue Aufgaben eingebunden werden. Mit speziellen Tools können Gespräche überwacht und erfasst werden. Anrufberichte ermöglichen einen Überblick, wie oft mit Kunden gesprochen wird und wie lange die Gespräche dauern. Das bietet Qualitätskontrolle und Aufzeichnung wichtiger Besprechungen. Durch weitere Funktionen können Anrufe leicht verwaltet werden, SMS-Nachrichten automatisiert werden, Anrufe geplant und Umfragen durchgeführt werden. Mit Cloud-Telefonie wird dies alles auch für kleine Unternehmen erschwinglich. Die Bürokommunikation wird einfacher und effizienter durch Freigabe von Dokumenten, Kontakten und Posteingängen, Videokonferenzen, Kurznachrichten und Anrufen auf einer einzigen Plattform, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können.

Flexibilität und Sicherheit
Wenn sich das Unternehmen verändert, sind immer auch Anpassungen in der Technik nötig. Die Bereitstellung des Equipments kostet Zeit, unnötige Kapazitäten sind teuer. Es müssen Telefonanschlüsse installiert oder abgebaut werden. Bei der Cloud-Telefonie ist das viel einfacher. Per Knopfdruck können die Ressourcen nach unten oder oben skaliert werden. Des Weiteren erhöhen sie die Ausfallsicherheit. Viele Firmen wissen aus Erfahrung, was es heißt, sich einem unerwarteten Stromausfall gegenüberzusehen oder Bauarbeiten, bei denen, an der falschen Stelle gegraben, schnell das Telefonsystem lahmgelegt werden kann. Mit dem Cloudsystem sind Back-ups möglich. Wenn das Netzwerk automatisch erkennt, dass Telefone nicht erreichbar sind, leitet das System sie automatisch um, noch bevor Benutzer merken, dass Telefone ausgefallen oder mit zu vielen Anrufen beschäftigt sind.

Kostenersparnis
Geringere Kosten sind häufiger Auslöser für den Umstieg auf Cloud-Telefonie. Die meisten Firmen sparen durch die Cloud eine Menge Geld, das sonst in den Betrieb der Telefonanlage geflossen wäre. Dank der Cloud müssen keine lokalen Geräte mehr gekauft werden. Der Anbieter stellt die Infrastruktur und wird in der Regel stets für aktuelle Technik sorgen. Hardware, die es nicht gibt, muss auch nicht gewartet werden. Der Cloud-Anbieter sorgt für Wartung und Instandhaltung der Anlagen selbst. Die firmeneigenen IT-Mitarbeiter können sich so den wichtigen Aufgaben der Firma widmen und müssen sich nicht mehr mit der Telefonie beschäftigen. Dadurch können Personalkosten gesenkt werden. Ein Cloud-Dienst ist leicht von jedem Ort aus zu verwalten und erfordert keine besonderen technischen Kenntnisse. Das macht auch weniger Schulungen für die Mitarbeiter nötig. Weitere Kostenersparnisse ergeben sich aus der Konsolidierung aller Telefonieausgaben bei einem Service-Anbieter. Unternehmen sparen zudem bei Gesprächen zwischen Firmenniederlassungen in den verschiedenen Regionen, denn diese sind kostenlos.

Datensicherheit
Wichtig ist nicht zuletzt auch das Thema Sicherheit. Auch die Cloud-Telefonie kann zur Zielscheibe von Hackern werden. Doch mit der Wahl des richtigen Anbieters halten Sie dieses Risiko sehr gering. Müssten Sie als Unternehmen selbst für die Sicherheit sorgen, würde dies eine allgemeine Sicherheitskraft erledigen. Bei einem guten Anbieter sorgt ein Mitarbeiter dafür, der sich auf die Cloud-Telefonie spezialisiert hat.

Vorteile einer Cloud Telefonanlage in Unternehmen

Die Welt der Telekommunikation befindet sich bereits seit einiger Zeit in einem rasanten Wandel. VoIP, die Telefonie über das Internet, hat längst ISDN als Standard abgelöst. Die nächste große Veränderung in der Telekommunikationswelt von Unternehmen sind Cloud-Telefonanlagen. 

Wie funktioniert eine Cloud Telefonanlage in Unternehmen?

Bei Cloud-Telefonanlagen handelt es sich um virtuelle, software-basierte Lösungen, die über den herkömmlichen Internetanschluss bereitgestellt und über Rechenzentren abgewickelt werden. Telefon-Hardware vor Ort ist nicht mehr notwendig. Eine Cloud-Telefonanlage kann ausschließlich über Desktop-Anwendungen und Apps betrieben werden. Cloud-Telefonanlagen bringen Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen. Neben einer enormen Skalierbarkeit und einer sehr hohen Flexibilität besitzen sie einen großen Funktionsumfang und erlauben die nahtlose Vernetzung von Festnetz und Mobilfunk. Zudem ist eine Cloud-Telefonanlage für die meisten Unternehmen auch eine sehr sichere und vor allem kostengünstige Telefonie-Lösung.

Skalierbare Telekommunikationslösung

Der für Unternehmen wahrscheinlich größte Vorteil einer solchen Anlage ist ihre enorme Skalierbarkeit und ihre dementsprechend hohe Flexibilität. Mit einer Internet-basierten Telefonanlage können Unternehmen sehr schnell auf Personaländerungen reagieren. Über den Internet-Browser lassen sich innerhalb kürzester Zeit neue Rufnummern einrichten oder löschen. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Telefonanlage müssen dafür keine neuen Anlagenmodule gekauft oder Funktionsänderungen durch einen Systemtechniker durchgeführt werden. Vor diesem Hintergrund können auch Freelancer, die nur für einen begrenzten Zeitraum für ein Unternehmen tätig sind, problemlos mit einer eigenen Telefonnummer in das Unternehmensnetz integriert werden. Auch der Umzug an einen neuen Firmensitz oder die Anbindung neuer Unternehmensstandorte sind mit einer Cloud-Lösung denkbar einfach umzusetzen. 

Nicht zuletzt erlaubt die Cloud allen Mitarbeitern eines Unternehmens die standortübergreifende und ortsunabhängige Nutzung der Telefonanlage. Die Mitarbeiter sind unter ihren Festnetznummern auch auf ihren Mobiltelefonen erreichbar. So spielt es keine Rolle, ob sich ein Mitarbeiter gerade im Firmenbüro oder im Home Office befindet, in einem Hotel arbeitet oder mit dem Auto unterwegs ist. Sie/er ist immer über eine Rufnummer erreichbar.

Mitnahme vorhandener Rufnummern

Eine der wichtigsten Fragen, die sich Unternehmen im Zusammenhang mit dem Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage stellen, ist die Möglichkeit der Mitnahme vorhandener Rufnummern. Seit vielen Jahren ermöglicht das Telekommunikationsgesetz (TKG) Nutzern einen Anspruch auf Mitnahme ihrer Rufnummer(n) zu einem neuen Telefonanbieter. Diese Möglichkeit der Rufnummernmitnahme besteht nicht nur im herkömmlichen Telefonnetz, sondern auch bei der Portierung vom Telefonnetz in das Internet. Die meisten Anbieter von Internet-Telefonanlagen haben entsprechende Verträge mit den großen Telekomunternehmen abgeschlossen. Auch die Portierung von Rufnummern zwischen zwei Cloud Telefonanlagen-Anbietern ist unproblematisch. Der Ablauf der Rufnummernportierung unterscheidet sich nicht vom herkömmlichen Weg. 

Unternehmen sollten jedoch wissen, dass der Anspruch auf eine Rufnummernmitnahme nur im Falle eines Anbieterwechsels besteht. Ein Anbieterwechsel liegt vor, wenn der Kunde seinen Vertrag beim alten Telefonanbieter wirksam gekündigt und einen neuen Vertrag bei einem anderen Anbieter abgeschlossen hat. Wer einen Vertragswechsel bei seinem Telefonanbieter durchführt (zum Beispiel bei einem Tarifwechsel) hat grundsätzlich keinen Anspruch auf Rufnummernmitnahme.

In der Praxis ist die Rufnummernmitnahme sehr einfach gehalten. Bei einem Anbieterwechsel muss lediglich der neue Anbieter mit der Portierung der Rufnummern beauftragt werden. Er kümmert sich um alle technischen und administrativen Details der Portierung. Manche Anbieter verlangen einen geringen Pauschalbetrag für ihre Portierungsdienstleistung. Im Verhältnis zum Aufwand, den ein Unternehmen betreiben muss, um alle betroffenen Personen über die Änderung seiner Telefonnummern zu informieren, hält sich dieser Betrag sehr in Grenzen.

Zu guter Letzt noch ein wichtiger Hinweis: Mit der Kündigung des Telekom-Vertrags sollte unbedingt der neue Anbieter beauftragt werden. Sofern ein Unternehmen einen Vertrag selbst kündigt, können die Rufnummern nicht mehr zum neuen Anbieter mitgenommen werden. Sie gehen vorerst zurück an die Bundesnetzagentur, von der sie erst nach einer gewissen Sperrfrist wieder freigegeben und verteilt werden.

Nahtlose Verknüpfung von Festnetz und Mobilfunk

Ein weiterer Vorteil einer Cloud-Telefonanlage mit großem praktischen Nutzen für Unternehmen ist die nahtlose Integration von Festnetz und Mobilfunk in einer Nebenstelle. Die in der herkömmlichen Telefonie bestehende Trennung zwischen Festnetz und Mobilfunk wird in einer Internet-basierten Telefonanlage aufgelöst. Das bringt für Mitarbeiter eines Unternehmens den großen praktischen Vorteil, dass sie auf ihrem Smartphone nicht nur unter ihrer Mobilnummer, sondern auch unter ihrer Festnetznummer erreichbar sind – und das ganz ohne Weiterleitung. Bei einer Cloud-Telefonanlage können sich Mitarbeiter auf Wunsch einstellen lassen, dass ihr Festnetztelefon und ihr Smartphone gleichzeitig klingeln, so dass sie sich spontan entscheiden können, mit welchem Endgerät sie das Gespräch annehmen.

Eine weitere Funktion mit großem praktischen Nutzen ist die Weiterleitung eingehender Gespräche per Durchwahl an Kollegen. Nicht zuletzt sind auch bei vielen Anbietern von Cloud-Telefonanlagen interne Gespräche zwischen Kollegen, egal mit welchem Endgerät sie telefonieren, kostenlos.

Kostengünstige Vernetzung verschiedener Standorte

Vor allem für größere Unternehmen mit mehreren Standorten ist die Frage der Vernetzung ihrer Telefon-Infrastruktur von übergeordneter Bedeutung. Auch die Anbindung von Heimarbeitsplätzen (Home Offices) nimmt in Zeiten flexibler Arbeitszeitmodelle einen immer größeren Stellenwert bei Unternehmen quer durch alle Branchen ein. Da Cloud-Telefonanlagen alle Nebenstellen eines Unternehmens über das Internet mit der Anlage verbinden, eignen sie sich grundsätzlich hervorragend für die Anbindung verschiedener Standorte und Arbeitsplätze in eine Anlage. Über die Oberfläche der Telefonanlage im Webbrowser können Mitarbeiter einfach und flexibel verwaltet werden, auch an verschiedenen Standorten.

Ebenso kann externen Mitarbeitern, die beispielsweise im Rahmen eines Projektes für einen gewissen Zeitraum für ein Unternehmen tätig sind, eine unternehmensinterne Rufnummern zuzuweisen werden, um so ihre Zugehörigkeit zum Unternehmen zu demonstrieren. Unsere Cloud-Anlagen sind gleichermaßen filialfähig. Das bedeutet, dass Firmenstandorten und Außenstellen eigene Rufnummern mit der jeweils gültigen Ortsvorwahl zugewiesen werden können. Besonders für Unternehmen, denen ein lokaler Bezug wichtig ist, stellt dies eine wichtige Eigenschaft dar.

Cloud Telefonanlagen bieten wertvolle Sonderfunktionen (z.B. Konferenzen, Dateiaustausch, Chat, Videotelefonie)

Der Funktionsumfang einer cloud-basierten Telefonanlage stellt die Möglichkeiten herkömmlicher Telefonanlagen meist in den Schatten. Die Bereitstellung von mehr als 100 Funktionen ist bei Anbietern von Cloud-Anlagen keine Seltenheit mehr. Die Durchführung von Telefonkonferenzen, das Hochladen von Wartemusik, der Versand von Faxen mit dem Smartphone, die Einrichtung von Warteschlagen, Um- und Weiterleitungen – all das und noch viel mehr gehört heutzutage zum Standardfunktionsumfang einer Cloud-Telefonanlage.

Ein weiterer Vorteil in Bezug auf den Funktionsumfang von Cloud-Telefonanlagen ist dessen ständige Erweiterung. Anbieter von Cloud-Anlagen bieten ihren Kunden regelmäßige Updates und Erweiterungen des Funktionsumfangs, ohne dass dafür neue Hardware notwendig wird. Ein besonders interessanter Vorteil für größere Unternehmen ist die Fähigkeit von Cloud-Telefonanlagen zur Anbindung an Software, wie zum Beispiel CRM-Systeme. So können beispielsweise Anrufe direkt im CRM-System erfasst und protokolliert werden. Für Unternehmen mit häufigem Kundenkontakt ein unschätzbarer Vorteil in der Kommunikation.

Hohe Sicherheit

In Zeiten von Cybercrime und alltäglicher Datenspionage besitzt das Thema der Sicherheit von Telekommunikationsanlagen für viele Unternehmen einen immer gewichtigeren Stellenwert. Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass Cloud-Telefonanlagen mindestens so gut geschützt sind wie herkömmliche ISDN-Anlagen. In vielen Fällen bietet die Cloud-Telefonie aufgrund ständiger Updates ihrer Sicherheitsarchitektur jedoch noch mehr Sicherheit. Interessierte Unternehmen sollten sich vorab beim Cloud-Telefonieanbieter ihrer Wahl darüber informieren, welche Sicherheitsstandards erfüllt werden. Eine zentrale Frage ist diesbezüglich, wo sich die Server befinden, auf denen die Anlage gehostet wird. Ein weiterer Vorteil einer cloud-basierten Telefonanlage für Unternehmen ist, dass im worst case eines Internetausfalls die telefonische Erreichbarkeit der Mitarbeiter weiterhin gewährleistet ist. Da die Smartphones über eine App als vollwertige Nebenstelle in die Telefonanlage integriert werden können, sind die Mitarbeiter über Mobilfunk auch dann noch erreichbar.

Geringe Kosten dank Cloud-Telefonie

Zu guter Letzt sind auch die geringen Kosten für viele Unternehmen das ausschlaggebende Moment, auf eine Cloud-Telefonanlage umzusteigen. Die Cloud-Telefonie benötigt keinerlei Telefon-Hardware, im Extremfall ist nicht einmal ein normales Tischtelefon notwendig. Eine Desktop-Anwendung oder eine App reichen völlig aus. Auch Wartungsverträge beziehungsweise Personal für die Behebung von technischen Problemen gehören bei einer Cloud-Anlage der Vergangenheit an. Vielfach bieten VoIP-Telefonverbindungen auch preiswertere Tarife als herkömmliche Festnetzverbindungen. Zudem können die Tarife sehr individuell an die Bedürfnisse der Unternehmenskunden angepasst werden. Bezahlt werden muss nur das, was wirklich benötigt wird. Und nicht zuletzt sind die Mietkosten für eine Cloud-Telefonanlage im Gegensatz zur Investition in eine herkömmliche Telefonanlage steuerlich absetzbar.