Cloud-Telefonie:
modern, komfortabel und sicher

Vorteile einer Cloud-Telefonanlage in Unternehmen

Die Welt der Telekommunikation befindet sich bereits seit einiger Zeit in einem rasanten Wandel. VoIP, die Telefonie über das Internet, hat längst ISDN als Standard abgelöst. Die nächste große Veränderung in der Telekommunikationswelt von Unternehmen sind Cloud-Telefonanlagen. 

Wie funktioniert eine Cloud Telefonanlage?

Bei Cloud-Telefonanlagen handelt es sich um virtuelle, software-basierte Lösungen, die über den herkömmlichen Internetanschluss bereitgestellt und über Rechenzentren abgewickelt werden. Telefon-Hardware vor Ort ist nicht mehr notwendig. Eine Cloud-Telefonanlage kann ausschließlich über Desktop-Anwendungen und Apps betrieben werden. Cloud-Telefonanlagen bringen Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen. Neben einer enormen Skalierbarkeit und einer sehr hohen Flexibilität besitzen sie einen großen Funktionsumfang und erlauben die nahtlose Vernetzung von Festnetz und Mobilfunk. Zudem ist eine Cloud-Anlage für die meisten Unternehmen auch eine sehr sichere und vor allem kostengünstige Telefonie-Lösung.

Skalierbare Telekommunikationslösung

Der für Unternehmen wahrscheinlich größte Vorteil einer solchen Anlage ist ihre enorme Skalierbarkeit und ihre dementsprechend hohe Flexibilität. Mit einer Internet-basierten Telefonanlage können Unternehmen sehr schnell auf Personaländerungen reagieren. Über den Internet-Browser lassen sich innerhalb kürzester Zeit neue Rufnummern einrichten oder löschen. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Telefonanlage müssen dafür keine neuen Anlagenmodule gekauft oder Funktionsänderungen durch einen Systemtechniker durchgeführt werden. Vor diesem Hintergrund können auch Freelancer, die nur für einen begrenzten Zeitraum für ein Unternehmen tätig sind, problemlos mit einer eigenen Telefonnummer in das Unternehmensnetz integriert werden. Auch der Umzug an einen neuen Firmensitz oder die Anbindung neuer Unternehmensstandorte sind mit einer Cloud-Lösung denkbar einfach umzusetzen. 

Nicht zuletzt erlaubt die Cloud allen Mitarbeitern eines Unternehmens die standortübergreifende und ortsunabhängige Nutzung der Telefonanlage. Die Mitarbeiter sind unter ihren Festnetznummern auch auf ihren Mobiltelefonen erreichbar. So spielt es keine Rolle, ob sich ein Mitarbeiter gerade im Firmenbüro oder im Home Office befindet, in einem Hotel arbeitet oder mit dem Auto unterwegs ist. Sie/er ist immer über eine Rufnummer erreichbar.

Mitnahme vorhandener Rufnummern

Eine der wichtigsten Fragen, die sich Unternehmen im Zusammenhang mit dem Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage stellen, ist die Möglichkeit der Mitnahme vorhandener Rufnummern. Seit vielen Jahren ermöglicht das Telekommunikationsgesetz (TKG) Nutzern einen Anspruch auf Mitnahme ihrer Rufnummer(n) zu einem neuen Telefonanbieter. Diese Möglichkeit der Rufnummernmitnahme besteht nicht nur im herkömmlichen Telefonnetz, sondern auch bei der Portierung vom Telefonnetz in das Internet. Die meisten Anbieter von Internet-Telefonanlagen haben entsprechende Verträge mit den großen Telekomunternehmen abgeschlossen. Auch die Portierung von Rufnummern zwischen zwei Cloud Telefonanlagen-Anbietern ist unproblematisch. Der Ablauf der Rufnummernportierung unterscheidet sich nicht vom herkömmlichen Weg. 

Unternehmen sollten jedoch wissen, dass der Anspruch auf eine Rufnummernmitnahme nur im Falle eines Anbieterwechsels besteht. Ein Anbieterwechsel liegt vor, wenn der Kunde seinen Vertrag beim alten Telefonanbieter wirksam gekündigt und einen neuen Vertrag bei einem anderen Anbieter abgeschlossen hat. Wer einen Vertragswechsel bei seinem Telefonanbieter durchführt (zum Beispiel bei einem Tarifwechsel) hat grundsätzlich keinen Anspruch auf Rufnummernmitnahme.

In der Praxis ist die Rufnummernmitnahme sehr einfach gehalten. Bei einem Anbieterwechsel muss lediglich der neue Anbieter mit der Portierung der Rufnummern beauftragt werden. Er kümmert sich um alle technischen und administrativen Details der Portierung. Manche Anbieter verlangen einen geringen Pauschalbetrag für ihre Portierungsdienstleistung. Im Verhältnis zum Aufwand, den ein Unternehmen betreiben muss, um alle betroffenen Personen über die Änderung seiner Telefonnummern zu informieren, hält sich dieser Betrag sehr in Grenzen.

Zu guter Letzt noch ein wichtiger Hinweis: Mit der Kündigung des Telekom-Vertrags sollte unbedingt der neue Anbieter beauftragt werden. Sofern ein Unternehmen einen Vertrag selbst kündigt, können die Rufnummern nicht mehr zum neuen Anbieter mitgenommen werden. Sie gehen vorerst zurück an die Bundesnetzagentur, von der sie erst nach einer gewissen Sperrfrist wieder freigegeben und verteilt werden.

Nahtlose Verknüpfung von Festnetz und Mobilfunk

Ein weiterer Vorteil einer Cloud-Telefonanlage mit großem praktischen Nutzen für Unternehmen ist die nahtlose Integration von Festnetz und Mobilfunk in einer Nebenstelle. Die in der herkömmlichen Telefonie bestehende Trennung zwischen Festnetz und Mobilfunk wird in einer Internet-basierten Telefonanlage aufgelöst. Das bringt für Mitarbeiter eines Unternehmens den großen praktischen Vorteil, dass sie auf ihrem Smartphone nicht nur unter ihrer Mobilnummer, sondern auch unter ihrer Festnetznummer erreichbar sind – und das ganz ohne Weiterleitung. Bei einer Cloud-Telefonanlage können sich Mitarbeiter auf Wunsch einstellen lassen, dass ihr Festnetztelefon und ihr Smartphone gleichzeitig klingeln, so dass sie sich spontan entscheiden können, mit welchem Endgerät sie das Gespräch annehmen.

Eine weitere Funktion mit großem praktischen Nutzen ist die Weiterleitung eingehender Gespräche per Durchwahl an Kollegen. Nicht zuletzt sind auch bei vielen Anbietern von Cloud-Telefonanlagen interne Gespräche zwischen Kollegen, egal mit welchem Endgerät sie telefonieren, kostenlos.

Kostengünstige Vernetzung verschiedener Standorte

Vor allem für größere Unternehmen mit mehreren Standorten ist die Frage der Vernetzung ihrer Telefon-Infrastruktur von übergeordneter Bedeutung. Auch die Anbindung von Heimarbeitsplätzen (Home Offices) nimmt in Zeiten flexibler Arbeitszeitmodelle einen immer größeren Stellenwert bei Unternehmen quer durch alle Branchen ein. Da Cloud-Telefonanlagen alle Nebenstellen eines Unternehmens über das Internet mit der Anlage verbinden, eignen sie sich grundsätzlich hervorragend für die Anbindung verschiedener Standorte und Arbeitsplätze in eine Anlage. Über die Oberfläche der Telefonanlage im Webbrowser können Mitarbeiter einfach und flexibel verwaltet werden, auch an verschiedenen Standorten.

Ebenso kann externen Mitarbeitern, die beispielsweise im Rahmen eines Projektes für einen gewissen Zeitraum für ein Unternehmen tätig sind, eine unternehmensinterne Rufnummern zuzuweisen werden, um so ihre Zugehörigkeit zum Unternehmen zu demonstrieren. Unsere Cloud-Anlagen sind gleichermaßen filialfähig. Das bedeutet, dass Firmenstandorten und Außenstellen eigene Rufnummern mit der jeweils gültigen Ortsvorwahl zugewiesen werden können. Besonders für Unternehmen, denen ein lokaler Bezug wichtig ist, stellt dies eine wichtige Eigenschaft dar.

Wertvolle Sonderfunktionen (z.B. Konferenzen, Dateiaustausch, Chat, Videotelefonie)

Der Funktionsumfang einer cloud-basierten Telefonanlage stellt die Möglichkeiten herkömmlicher Telefonanlagen meist in den Schatten. Die Bereitstellung von mehr als 100 Funktionen ist bei Anbietern von Cloud-Anlagen keine Seltenheit mehr. Die Durchführung von Telefonkonferenzen, das Hochladen von Wartemusik, der Versand von Faxen mit dem Smartphone, die Einrichtung von Warteschlagen, Um- und Weiterleitungen – all das und noch viel mehr gehört heutzutage zum Standardfunktionsumfang einer Cloud-Telefonanlage.

Ein weiterer Vorteil in Bezug auf den Funktionsumfang von Cloud-Telefonanlagen ist dessen ständige Erweiterung. Anbieter von Cloud-Anlagen bieten ihren Kunden regelmäßige Updates und Erweiterungen des Funktionsumfangs, ohne dass dafür neue Hardware notwendig wird. Ein besonders interessanter Vorteil für größere Unternehmen ist die Fähigkeit von Cloud-Telefonanlagen zur Anbindung an Software, wie zum Beispiel CRM-Systeme. So können beispielsweise Anrufe direkt im CRM-System erfasst und protokolliert werden. Für Unternehmen mit häufigem Kundenkontakt ein unschätzbarer Vorteil in der Kommunikation.

Hohe Sicherheit

In Zeiten von Cybercrime und alltäglicher Datenspionage besitzt das Thema der Sicherheit von Telekommunikationsanlagen für viele Unternehmen einen immer gewichtigeren Stellenwert. Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass Cloud-Telefonanlagen mindestens so gut geschützt sind wie herkömmliche ISDN-Anlagen. In vielen Fällen bietet die Cloud-Telefonie aufgrund ständiger Updates ihrer Sicherheitsarchitektur jedoch noch mehr Sicherheit. Interessierte Unternehmen sollten sich vorab beim Cloud-Telefonieanbieter ihrer Wahl darüber informieren, welche Sicherheitsstandards erfüllt werden. Eine zentrale Frage ist diesbezüglich, wo sich die Server befinden, auf denen die Anlage gehostet wird. Ein weiterer Vorteil einer cloud-basierten Telefonanlage für Unternehmen ist, dass im worst case eines Internetausfalls die telefonische Erreichbarkeit der Mitarbeiter weiterhin gewährleistet ist. Da die Smartphones über eine App als vollwertige Nebenstelle in die Telefonanlage integriert werden können, sind die Mitarbeiter über Mobilfunk auch dann noch erreichbar.

Geringe Kosten

Zu guter Letzt sind auch die geringen Kosten für viele Unternehmen das ausschlaggebende Moment, auf eine Cloud-Telefonanlage umzusteigen. Die Cloud-Telefonie benötigt keinerlei Telefon-Hardware, im Extremfall ist nicht einmal ein normales Tischtelefon notwendig. Eine Desktop-Anwendung oder eine App reichen völlig aus. Auch Wartungsverträge beziehungsweise Personal für die Behebung von technischen Problemen gehören bei einer Cloud-Anlage der Vergangenheit an. Vielfach bieten VoIP-Telefonverbindungen auch preiswertere Tarife als herkömmliche Festnetzverbindungen. Zudem können die Tarife sehr individuell an die Bedürfnisse der Unternehmenskunden angepasst werden. Bezahlt werden muss nur das, was wirklich benötigt wird. Und nicht zuletzt sind die Mietkosten für eine Cloud-Telefonanlage im Gegensatz zur Investition in eine herkömmliche Telefonanlage steuerlich absetzbar.