Krisen erweisen sich oft als Beschleuniger für ohnehin schon vorhandene Trends. So hat auch die Corona-Krise den Trend zum Homeoffice vorangetrieben: Durch das plötzlich notwendig gewordene Social Distancing waren viele Betriebe gezwungen, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Und haben dabei festgestellt, dass Homeoffice mehr sein kann als nur eine Notlösung.
Durch die fortschreitende Digitalisierung ist es bei vielen Jobs einfach nicht mehr notwendig, in einem Raum oder zumindest in einem Gebäude beieinander zu sitzen. Moderne Technologien zum Datenaustausch und Kommunikation machen es möglich, die Arbeit auch von irgendeinem anderen Ort aus zu erledigen – vor allem von der eigenen Wohnung. Arbeitgeber sparen dadurch Kosten für Büroräume und Hardware, Arbeitnehmer schätzen den Komfort, die eigene Wohnung zumindest nicht mehr an jedem Tag verlassen zu müssen, die Verkehrs-Infrastruktur kann bedeutend entlastet werden. Homeoffice dürfte daher in Zukunft bei vielen Arbeitsverhältnissen zum Standard werden. Allerdings gilt es dabei einige Details zu beachten.
Die Hardware muss stimmen
Allerdings müssen im Homeoffice auch die Voraussetzungen für die Arbeit vorhanden sein, etwa ein brauchbarer Arbeitsplatz. Die Arbeit mit dem Notebook am Küchentisch ist nur als Notlösung tauglich: Der Platz ist knapp, Ablenkungen und Störungen durch Familienmitglieder zahlreich vorhanden. Ein separater Raum, der nur als Büro zur Verfügung steht, ist natürlich die Ideallösung, kann aber nicht als selbstverständlich vorausgesetzt werden.
BYOD als einfachste Lösung
Und welche Hardware soll im Homeoffice überhaupt benutzt werden? Die einfachste Lösung scheint auf der Hand zu liegen: Einen PC oder zumindest ein Notebook hat doch heute eh jeder – sollen die Leute einfach ihre eigenen Computer verwenden! „Bring Your Own Device“ (kurz BYOD) heißt das, und es scheint auf den ersten Blick eine ideale Lösung zu sein. Der offensichtlichste Vorteil ist die Kostenersparnis, weil das Unternehmen keine neuen PCs für die Homeoffice-Anwendungen anschaffen muss.
Manche Unternehmen gehen auch den umgekehrten Weg und stellen ihren Mitarbeitern firmeneigene Hardware zur Verfügung, die diese dann auch privat nutzen können. Mitarbeiter dürfen sich dann etwa über ein kostenlos zur Verfügung gestelltes leistungsstarkes Notebook der neuesten Generation freuen. Auf diese Art lässt sich die Mitarbeiterbindung ebenso wie die Produktivität erhöhen – und die Bereitschaft, auch außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit mal eine Kleinigkeit zu erledigen. Mit den entsprechenden Software-Lösungen ausgestattet, sind viele Mitarbeiter damit von nahezu jedem Ort aus einsatzfähig.
Sicherheitsrisiko ist ernsthaftes Problem
Aber BYOD hat einen großen Haken, und der ist das Sicherheitsrisiko: Sobald Mobilgeräte mit dem firmeneigenen Netzwerk verbunden werden, entsteht immer eine Problemzone. Und die wird in jedem Fall größer, sobald der PC im Homeoffice außerdem noch für private Anwendungen genutzt wird. Denn oft achten Privatnutzer bei ihren Geräten nicht in dem Maß auf Sicherheit, wie es im professionellen Umfeld nötig wäre: Veraltete Software, unzureichender Virenschutz, schwache Passwörter, nachlässiger Umgang mit Gefahren wie Viren und anderer Schadsoftware – und das alles fern der Aufsicht der firmeneigenen Systemadministratoren. Das Sicherheitsrisiko ist einer den wichtigsten Gründe dafür, warum Experten für IT-Sicherheit mittlerweile von BYOD eher abraten. Zumindest dann, wenn sensible Daten im Spiel sind.
Andererseits darf aber auch das Unternehmen nicht auf private Daten des Mitarbeiters, etwa seinen Email-Verkehr, zugreifen. Man kann also den IT-Beauftragten des Unternehmens nicht einfach an den privat genutzten Firmenrechner lassen, auch wenn dieser nominell dem Unternehmen gehört. Die beiden Bereiche auf dem Gerät klar voneinander zu trennen, ist in der Praxis aber meist nicht möglich. Zudem können durch unterschiedliche Betriebssysteme und Software-Versionen der einzelnen Beschäftigten auch Kompatibilitätsprobleme entstehen, die Komplikationen verursachen können.
Datensicherheit ist größtes Risiko
So praktisch das Konzept Homeoffice auf den ersten Blick auch zu sein scheint: Es birgt erhebliche Risiken für das Unternehmen. Und diese liegen vor allem im Bereich Datensicherheit: Für die Arbeit im Homeoffice müssen oftmals sensible Firmendaten das firmeneigene Intranet verlassen und über das offene Internet kommuniziert werden. Dadurch entsteht eine Schwachstelle in der IT-Sicherheit.
Werden die Daten und die Unternehmenskommunikation beim Zugriff aus dem Homeoffice nicht effektiv und professionell durch sichere Verbindungen und moderne Verschlüsselungssysteme geschützt, haben Hacker leichtes Spiel. Das Ausspionieren von Betriebsgeheimnissen und deren Verkauf an die Konkurrenz ist in kriminellen Kreisen ein lukratives Geschäftsmodell und betrifft nicht nur Konzerne, sondern auch KMUs.
DSGVO stellt hohe Anforderungen
Noch sensibler ist der Umgang mit personenbezogenen Daten. Laut Datenschutzgrundverordnung sind Unternehmen verpflichtet, sensible personenbezogene Daten wie etwa Kundenlisten so zu sichern, dass sie nicht in falsche Hände geraten können. Werden sie dennoch gehackt, ist das Unternehmen verpflichtet, die betroffenen Personen zu informieren. Der Imageschaden durch solche Vorfälle kann immens sein!
Auf der sicheren Seite sind Unternehmen dann, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice gar nicht mit personenbezogenen Daten, die von der DSGVO abgedeckt sind, umgehen. Falls das doch nötig ist, sind gezielte Schutzmaßnahmen notwendig, die ein IT-Profi einrichten und überwachen muss. Das beginnt schon mit den Räumlichkeiten: Das Notebook, das irgendwo in der privaten Wohnung herumliegt, ist nicht DSGVO-konform, weil dann betriebsfremde Familienmitglieder und andere Mitbewohner auf den Firmen-PC und die dort gespeicherten Daten zugreifen könnten. Das ist aber laut DSGVO in jedem Fall auszuschließen. DSGVO-konform ist daher nur ein separates Arbeitszimmer, zu dem Mitbewohner keinen Zugang haben. Der Rechner im Homeoffice muss stets gesperrt werden, wenn der autorisierte Benutzer nicht anwesend ist, Datenträger und Unterlagen müssen in einem verschlossenen Schrank aufbewahrt werden.
Daten und Email-Verkehr müssen verschlüsselt werden. Der Zugriff auf das System des Arbeitgebers darf in jedem Fall nur mit geschützten Zugriffssystemen wie Virtual Private Network (VPN) erfolgen. Auch darf der Computer dann wirklich nur für den beruflichen Zweck genutzt werden, was BYOD für den Umgang mit datenschutzrechtlich sensiblen Daten untauglich macht.
Kommunikation sicherstellen
Eine weitere große Herausforderung beim Arbeiten im Homeoffice ist die Sicherstellung der Kommunikation unter den Kollegen. Im Büro kann man Dinge direkt schnell einmal direkt besprechen und Fragen mit einem spontanen Zuruf klären. Ideen entstehen oft bei einem informellen Plausch. All dies ist im Homeoffice nur schwer zu ersetzen. Möglich ist es aber schon: Videokonferenzen, virtuelle Chatrooms und andere moderne Kommunikationslösungen haben sich dafür bewährt und werden immer besser. Die Lösungen von SKC ermöglichen eine sichere und effiziente Kommunikation aus dem Homeoffice!
Effiziente Telekommunikationslösungen
SKC stellt Ihnen für Ihr Homeoffice ausgefeilte Kommunikationslösungen wie Messaging, Gruppenchats oder Videokonferenzlösungen zur Verfügung. Mittels Document Sharing können Sie Dokumente austauschen, mit Screen-Sharing virtuell auf denselben Bildschirm schauen. Natürlich stets nach höchsten Sicherheitsmaßstäben und DSGVO-konform. Die cloudbasierten Unified-Communication-Dienste erlauben eine breite Palette von Kommunikationslösungen wie Verwaltung Ihrer Kontakte, Präsenzinformationen, Instant Messaging, Chat, Audio- und Video-Anrufe oder den Austausch von Dateien.
Telefonieren können Sie damit natürlich auch: Mit den Telefonielösungen von SKC können Sie sich von jedem Ort aus ins Büro-Telefon einwählen und Anrufe mit einem Klick weiterleiten. Sie bleiben für Ihre Kunden unter den üblichen Festnetz-Telefonnummern erreichbar und müssen keine privaten Handynummern bekanntgeben. Die Telekommunikationslösungen von SKC basieren auf Internettelefonie (auch als IPTelefonie oder VoIP bekannt). Mit Internettelefonie lässt sich eine große Bandbreite an Kommunikationslösungen bereitstellen, die über das bloße Telefonieren weit hinausgehen. Die Homeoffice-Anwendungen von SKC sind browserbasiert und damit intuitiv bedienbar und leicht zu erlernen. Sie laufen auf jedem PC und auf jedem Smartphone.
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