Eben noch im Homeoffice, schon auf dem Weg zum Kundentermin und danach im Firmenbüro: nichts Ungewöhnliches für Berufstätige von heute. Ein dienstliches Smartphone ebenso wenig, denn die Kommunikationsdrähte dürfen unterwegs schließlich nicht abreißen. Haben damit Festnetztelefonie und die zentrale Vermittlungsfunktion einer TK-Anlage am Standort ausgedient? Zumindest was die PBX (Private Branch Exchange, anderes Wort für Telefonanlage) angeht, ist das Gegenteil der Fall. Eine moderne Business-Telefonanlage führt Mobil und Festnetz zusammen und kann noch mehr. Sie baut auf VoIP (Voice over IP), auch IP-Telefonie genannt, der Sprachübermittlung über das Internetprotokoll.
Die neuzeitliche Maxime: immer in Reichweite
Zusammenarbeit für den Unternehmenserfolg ist schlicht undenkbar ohne synchronisierte Echtzeit-Kommunikation. Diese Binsenweisheit gilt heute sehr viel mehr denn je. Gerade jetzt, in Zeiten von rasanter Digitalisierung, Remote Work, flexiblem Wechsel zwischen Homeoffice, Terminen bei Kunden und Präsenzzeit am Unternehmensstandort. Für Konzerne ebenso wie für KMU gelten zuverlässige telefonische Erreichbarkeit und Kontaktpflege als entscheidende Erfolgsfaktoren im Wettbewerb um Kunden. Auch die betriebsinterne Kooperation ist weit weniger auf physisches Zusammentreffen angewiesen, als noch vor wenigen Jahren. Sie findet heute zunehmend auf Distanz statt. Nahezu jeder ist dafür mit einem Dienst-Smartphone ausgestattet und kann standortunabhängig kommunizieren.
ISDN hält nicht mehr mit
ISDN-Telefonanlagen mit Festnetzanschluss gibt es seit den 80er Jahren, in den 90ern wurden sie gängig. Sie können als volldigitale PBX einiges und sind den stöpselnden, meist weiblichen Telefonisten am Klappenschrank vor 90 Jahren haushoch überlegen. Trotz aller Nostalgie wird heute wohl kaum jemand mehr die „Damen vom Amt“ vermissen. ISDN-Anlagen müssen aber im Mobilsektor schlicht passen, mittlerweile ein sehr gewichtiges Manko. Nur indirekt über spezielle Apps lässt sich Mobiltelefonie mehr schlecht als recht integrieren.
Weitere Nachteile der angegrauten Nebenstellenanlagen sind aus heutiger Sicht ihre sehr begrenzte Flexibilität und Skalierbarkeit. Die betriebsinternen Erfordernisse können sich sehr viel schneller ändern als die Anlage folgen kann. Zudem sind die Investitionen in Hardware- und Leitungsinstallation angesichts der immer kürzer werdenden Lebenszyklen von Kommunikationssystemen kaum noch zu rechtfertigen: gerade eingerichtet oder aufgerüstet und schon obsolet. Wartung und Betrieb bedingen unabhängig von Nutzungsgebühren laufende Zusatzkosten. Updates sind ebenfalls kostenpflichtig und nur bedingt möglich. Noch dazu beansprucht die Hardware einiges an Platz und wirkt allein dadurch schon antiquiert. Der bedrohlichste Negativfaktor jedoch ist die Gefahr im Störfall. Leitungs- oder Anlagedefekte ziehen nun einmal den totalen Ausfall der Erreichbarkeit nach sich – mit allen schmerzlichen Folgen.
Im Spagat zwischen Festnetzdurchwahl und Handynummer
So hat der mobile Mitarbeiter also eine Festnetzdurchwahl plus eine Handynummer. Über Smartphone sind Firmenangehörige zwar überall zu erreichen, aber die separate Nummer verkompliziert das Geschehen und Rufumleitungen sind aufwändig. Mehrere Rufnummern für jede potenzielle Kontaktperson erweisen sich definitiv als Reibungspunkt im Kommunikationsfluss. Der Kollege oder Kunde möchte seinen Ansprechpartner möglichst auf Anhieb erreichen und eher nicht langwierig herausfinden, ob er im Büro, am Heimschreibtisch oder unterwegs anzutreffen ist. Separate Kanäle durchprobieren zu müssen, kann für den ein oder anderen Schlüsselkunden zum Knockout-Kriterium werden, gerade wenn es einmal brennt. Und kostet überdies unnötig Ressourcen: Die Weiterleitung von Fest- nach Mobilnetz frisst Gebühren, doppelte Anrufe und Mailboxen auch.
Vom Wert des Festnetzanschlusses
Warum dann verzichten Unternehmen nicht ganz auf Festnetzanbindung und setzen voll auf Mobiltelefonie? Aus kulturellen Gründen und Image-Erwägungen. Die vertraute Festnetzrufnummer gehört für viele etablierte Unternehmen keineswegs zum alten Eisen – noch nicht. Verkörpert sie doch geradezu seriöse Konstanz, Stabilität und Verlässlichkeit. Steht für einen soliden Firmensitz und eine feste Geschäftsadresse. Über die Zeit wurde sie oftmals zu einem wesentlichen Bestandteil der Corporate Identity, auch und vor allem aus Kundensicht. Die zentrale Auskunft mit einer eingängigen Nummer, die auf Null endet, gehört hierzulande noch immer zur Erwartungshaltung an ein seriöses Unternehmen. Am telefonischen Empfang wie am Desk in der Lobby der Größeren polieren denn auch ausgesucht freundliche und hilfsbereite Repräsentanten der firmeninternen Kultur an der Vertrauenswürdigkeit. Kundschaft und Geschäftspartner lassen sich entsprechend gern beeindrucken. Nach wie vor brauchen Betriebe jeglicher Art und Größe demnach beides.
Business-Telefonanlagen: Vermittlung zwischen gestern und morgen
Auf ein verlässliches und ebenso schnittstellenübergreifendes Telekommunikationssystem kommt es also an – unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsort der Teilnehmer. Eine zeitgemäße Business-Telefonanlage ist konvergent. Sie jongliert unkompliziert und nahtlos zwischen Gesprächsteilnehmern am Smartphone und Festnetztelefon, ganz nach der Devise des reibungslosen Austauschs. Ob zwischen Kollegen untereinander oder Unternehmen und Kunden: Der Ort des Geschehens tritt in den Hintergrund, nur das Gespräch zählt.
Eine Festnetzrufnummer muss nicht zwingend auch die klassische Leitung nutzen und eine physikalisch festgelegte Route zurücklegen. Sie geht einfach den Internetweg und nimmt streckenweise auch mal die Funkroute. Sie behält ihren mehr ideellen Wert, wird aber standort- und geräteunabhängig und damit sehr viel mehr ans Unternehmen und sogar an die Person gebunden. Festnetznummern kommen einfach mit auf das nächste technologische Level. Jeder Teilnehmer im Netzwerk wird über eine einzige, ihm ortsunabhängig zugeteilte Rufnummer an dem Endgerät seiner Wahl erreichbar: am Smartphone unterwegs, am Privattelefon im Homeoffice, am Büro-PC oder im Konferenzraum-Apparat. Zu klaren und kalkulierbaren Kosten ohne Differenzierung nach kostenlosen internen, günstigeren Festnetz- oder teuren Mobilfunkgesprächen.
IP-Anlagen als Schwestern und Partner der IT schaffen Vereinfachung und Kostentransparenz. Noch dazu sind sie unkompliziert in Anwendung und Betrieb, Stichwort Usability. VoIP-Gespräche sind im Übrigen schneller aufgebaut und von hervorragender Sprachqualität. Ändern sich die Anforderungen an Nebenstellen, Standorte oder Services, ist das System in kürzester Zeit adaptiert – per Mausklick zugebucht oder im Inklusivpaket freigeschaltet. Mitarbeiterwechsel, befristete oder freie Mitarbeiter, Abteilungs- oder Zweigstellenwechsel sind so keine Telekom-Zusatzaufgabe mehr. Wartung und Updates finden unmerklich und automatisch vom Provider aus statt, nichts also, worum sich jemand im Betrieb oder ein externer Techniker kümmern müsste. Bei Störungen erfolgt – ebenfalls vollautomatisiert und ohne Kosten – sofort eine Umleitung, die redundant betriebene Plattform gewährleistet größtmögliche Sicherheit. Eine zusätzliche Hardware entfällt und damit auch der Platzbedarf. Kurz: Die Business-Telefonanlage wird virtuell.
Konkret: Angebotsmodelle moderner TK-Anlagen
Dorthin führen mehrere Wege vom SIP-Trunk (Session Initiation Protocol) bis hin zum All-in-One- oder auch Managed-Cloud-Service. Der SIP-Trunk fungiert als virtualisierender Vermittler zwischen einer VoIP-Anlage und dem Telefonie-Anbieter. Im geschäftlichen Alltag bleibt gefühlt alles beim Alten, zusätzlich fügen sich alle Mobiltelefone einfach als Nebenstellen ein. Und die „inneren“ Werte von IP-Telefonie kommen schon voll zum Tragen.
Der Komplettservice als Cloud-Computing-Lösung in einer Rechnerwolke des Internets übernimmt obendrein Unified Communication & Collaboration (UCC). Das heißt die Zusammenführung und Zentralverwaltung aller weiteren Kommunikationsdienste inklusive Chat, E-Mail, Instant Messaging, Videokonferenzen, Kollaborations- und Sharingtools & Co. So klein oder groß, wie gerade benötigt und in Selbstbedienung skalierbar. Auch zwischen mehreren Firmenniederlassungen. Das ist durchaus keine Zukunftsmusik, sondern aufregende, bezahlbare Gegenwart, die unsere flexible digitalisierte Arbeitswelt tatkräftig unterstützt.
Resümee
Eine zeitgemäße Business-Telefonanlage ist gerüstet, alle relevanten Kanäle zu bedienen, auch in Zukunft. Sie ist zentrale Stelle für Mobil- und Festnetztelefonie und managt auf Wunsch digitale Kollaborationsmittel. ISDN war definitiv gestern – sehr schlanke IP-Anlagen, die IT und Telekommunikation via Internet verknüpfen, sind heute. Und: Sie erlauben die sanfte Migration vom Festnetzsystem hin zum digitalen Alleskönner (All-IP) für IT und TK. Der überschaubare Kostenaufwand rechnet sich.
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